Организация рабочего времени

С чего начинается бизнес? С системного рабочего процесса. Только так можно получить результат, который будет радовать вас морально и финансово долгие годы. Отличная новость в том, что при рациональном подходе можно достичь многого, не посвящая работе 24/7.

«Белка в колесе» и попытки сделать одномоментно тысячу дел всегда обречены на провал. Работать мало часов, но с оптимальной эффективностью — вот, к чему следует стремиться. И сделать это гораздо проще, если внедрить в бизнес-процессы рекомендации по тайм-менеджменту.

Почему важно планировать рабочий день?

Выполнять свою работу эффективно важно стабильно в долгосрочной перспективе. Для этого надо заранее продумывать свой рабочий день, неделю, месяц. Это позволит вам избежать перенапряжения с последующим снижением активности, иногда доходящей до прокрастинации. Можно работать по 10-12 часов, устать, исчерпать ресурсы, но оставаться недовольным результатом. Это случается, если вы работали без рабочего плана или он был составлен неверно.

Планирование своего времени вместе с Amway

Построение бизнеса с Amway выгодно отличается от обычной работы в офисе тем, что вы можете самостоятельно определять ежедневную загрузку, составлять свой график, органично вписывать в него все дополнительные активности. Вам не надо будет выкраивать часы на спорт, хобби, общение с близкими людьми. Их можно запланировать заранее и реализовывать, когда удобно вам. Больше не надо будет ежедневно тратить часы на дорогу на работу и обратно. А встречи с клиентами легко совмещать с личными задачами.

Все что от вас требуется — самодисциплина и правильная стратегия рабочего процесса.

Планирование  помогает в рабочем процессе

Что включает в себя планирование?

Обязательно выделяйте время на полноценный сон, заботу о себе, личные дела и спорт — работа в ущерб всему остальному не принесет вам пользы.

Начните с подсчета количества своих рабочих часов в день, следуя простой формуле:

Х = 24 — сон — забота о себе — личные обязательства — спорт

Х — это количество часов, которые вы можете посвящать работе, без ущерба для других важных сфер жизни. Не пугайтесь, если полученное значение будет очень маленьким. Стратегически верно организованный бизнес-процесс не отнимает слишком много часов.

В «личные обязательства» включите количество часов, необходимых на семью, социальные проекты, волонтерство, развитие новых навыков, увлечения.

В «заботу о себе» попадут часы, посвященные уходу за собой, прием и приготовление пищи, бытовые рутины.
Рассчитав дневное и недельное количество рабочих часов, можно сформировать свой временной бюджет, который важно правильно использовать. Надо проанализировать и сократить временные расходы. Например, для встреч с клиентами можно выделить «клиентский день» и заранее продумать маршрут, чтобы свести к минимуму потерю часов и минут на дорогу.

Чтобы расчеты были правильными, в течение двух недель фиксируйте тайминг всех ваших дел. Даже на этапе сбора информации могут ждать удивительные открытия. Например, сортировка и ответ на электронные письма может занимать до двух часов ежедневно. Эту цифру просто сократить до 30 минут, если отписаться от ненужных рассылок и заранее подготовить самые распространенные шаблоны ответов.

Обязательно визуализируйте в виде графиков и диаграмм полученные данные. Составленное на их основе расписание на неделю и ежедневные планы тоже необходимо распечатать и зафиксировать на рабочем месте.

Как лучше начать рабочий день?

Чтобы работать продуктивнее, вставайте каждый день в одно и то же время, а также планируйте важные дела на первую половину дня.

«Как день начнешь — так его и проведешь» — гласит поговорка. Чтобы начать бодро и с прилива сил, необходимо хорошо высыпаться. Запланируйте заранее начало дня, включив в него небольшую зарядку, полезный завтрак и 10-15 минут для себя.

Только правильно начав утро, можно сохранять высокую продуктивность в течение всего дня и оставить силы на активный вечер. Чтобы никуда не торопиться с утра, попробуйте вставать раньше на 30-40 минут.

Чтобы организм привык и быстрее включался в работу, просыпайтесь примерно в одно и то же время. Многие люди отмечают большую продуктивность в первой половине дня, попробуйте перенести на нее решение самых важных вопросов. Приступая к работе, обязательно составьте план дня, в котором будут перерывы и окна для решения незапланированных задач.

Утро задает  настроение всему дню

Правила середины дня

Если взялись за ту или иную задачу – не отвлекайтесь на другие дела или соцсети, доводите дело до конца.

Рабочий процесс не должен прерываться отвлекающими факторами. Уберите все детали, притягивающие внимание, отключите личные соцсети и полностью сосредоточьтесь на последовательном решении запланированных задач.

Начните с главной и сконцентрируйтесь на ее решении. Параллельные или срочные дела не должны вас отвлекать. Их можно записать в свой планировщик и вернуться к ним позже, сортируя по приоритетности. Не поддавайтесь импульсам и не меняйте план без обоснованной необходимости.

Доводите каждое дело до логичного завершения. Например, готовя текст с ссылками на другие источники, доделайте работу за раз, чтобы не тратить время на повторный анализ большого объема материала.

Обязательно делайте 5-10 минутные перерывы каждый час. Необходимо встать и сделать небольшую гимнастику для тела и для глаз, выпить воды. Это полезно для зрения, если вы работаете за компьютером, для тела — восстанавливается кровоток и лимфоток, для психики — вы не будете быстро уставать, сохраните энергию и концентрацию внимания.
Чтобы повысить эффективность, объединяйте однотипные задачи в кластеры. Например, если вам надо написать письма или совершить звонки нескольким людям, лучше это сделать последовательно, не отвлекаясь на другие задачи.
Сверяйтесь с графиком несколько раз в течение дня. Если какое-то дело длится дольше, чем было запланировано, в зависимости от приоритетности, перенесите на завтра его или другую задачу из вашего списка.

Как завершить рабочий день

Оценивайте ежедневно успехи дня: всё ли успели, сколько времени заняла каждая задача, какие дела остались незавершенными. Учитывайте эти данные при планировании в будущем.

Ежедневно необходимо проверять было ли выполнено намеченное, сколько это заняло времени, какие дела остались незавершенными и на какой стадии выполнения они находятся. График — опорный инструмент, и это нормально, особенно в начале систематической работы, что некоторые дела будут переноситься или не вписываться в запланированный для них период. Вы научитесь лучше ориентироваться в тайминге и таких дел будет все меньше.
Составьте рабочее расписание на завтра и скорректируйте недельное, если это необходимо. Не засиживайтесь над делами и не пытайтесь все сделать за раз. Полноценный отдых — неотъемлемая часть продуктивного рабочего процесса.

Контрольные вопросы для себя в конце дня помогут вам понять, двигаетесь ли вы в правильном направлении:

  1. Я сегодня был продуктивен?
  2. Насколько оправдана была очередность задач?
  3. Я приблизился к своим долгосрочным целям?
  4. Могу я что-то сделать, чтобы работать еще эффективнее?
  5. Сколько времени я использовал впустую?

Тайминг  помогает реализовать больше дел

Методы планирования рабочего дня

В тайм-менеджменте есть много подходов, чтобы упорядочить дела и наладить рабочий режим. Некоторым из них уже десятки лет, что-то придумали совсем недавно, учитывая последние исследования по психологии. Вот самые удачные стратегии:

SMART

Перед включением задач в свой список дел необходимо их проанализировать по методу SMART. Задача должна быть:

  1. конкретной (Specific),
  2. измеримой (Measurable),
  3. достижимой (Attainable),
  4. актуальной или истинной (Relevant),
  5. ограниченной во времени (Time-based).

Метод «Помидора»

Попробуйте использовать этот подход, если часто отвлекаетесь на посторонние задачи:

  1. поставьте таймер на 25 минут;
  2. работайте над задачей не отвлекаясь, пока не прозвучит звонок;
  3. сделайте перерыв на 3-5 минут и снова заводите таймер;
  4. после 4-х повторений отдохните 30-60 минут.

Работа должна  приносить удовольствие

Метод Айви Ли

Еще один тайм-менеджментовый «дедушка». Подходу более 100 лет, и он все еще работает. Так как все гениальное — просто:

  1. в конце дня напишите 6 самых важных дел на завтра;
  2. начинайте рабочее утро с задачи №1 и не переходите дальше по списку, пока ее не выполните;
  3. сделайте все 6 задач и только после этого переходите к неважным рутинам;
  4. не забудьте в конце дня составить новый список.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Проверьте, не закрались ли в ваш рабочий список дел следующие распространенные ошибки:

  1. нет систематичности в работе;
  2. не хватает навыков в ранжировании задач по приоритетности;
  3. нет прописанной цели, либо она не разделена на составные задачи;
  4. не обозначены сроки для выполнения каждого процесса;
  5. заранее не выделены часы на незапланированную срочную деятельность высокой значимости;
  6. не хватает перерывов для полноценного восстановления, отдыха, приема пищи.

Занимайтесь любимым делом, которое приносит удовольствие и делайте это эффективно!


Узнайте также: