Тайм-менеджмент в работе: принципы, система, приемы

Хотите узнать об управлении временем самое важное? Вся правда в том, что это невозможно. Минуты сливаются в часы, дни – в недели, а месяцы – в годы независимо от того, хотим мы этого или нет. И это плохая новость. Но есть и хорошая – мы можем управлять собой и строить свою жизнь так, чтобы успевать делать все самое важное, даже если в сутках, как и прежде, останется только 24 часа.

Именно правильному построению личного графика в заданных временных рамках и учит нас такая технология, как тайм-менеджмент. Овладев его основными правилами, вы исключите привычный хаос и беспорядок в своих делах, а значит, начнете действовать более активно и жить комфортно.

Тайм-менеджмент не увеличит количество часов в сутках, но поможет использовать их более эффективно. А это сэкономит не только ваши силы, но и нервы.

Девушка на фоне нескольких больших циферблатов

История возникновения тайм-менеджмента

Выстроить режим своей жизни так, чтобы в кратчайшие сроки успевать делать все, что необходимо, и достигать поставленных целей, люди пытались с древности. Без стратегии и тактики невозможно было бы построить ни города, ни империи.

Но что удивительно, чем больше появлялось способов ускорить те или иные процессы, тем выше становился темп жизни. Научно-технический прогресс, с которым человечество столкнулось в ХХ веке, привел к зарождению отдельного направления по управлению временными ресурсами. И в 1970-х годах оно получило название «тайм-менеджмент».

В XXI веке теорией и практикой управления временем занимаются на научной основе. В итоге в нашем распоряжении есть современные способы повышения личной эффективности и развития, предназначенные для:

  • бизнесменов и домохозяек;
  • офисных сотрудников и фрилансеров;
  • инженерно-технических работников и «свободных художников».

Вариантов тайм-менеджмента существует столько, что можно растеряться. Но не стоит слепо следовать модным теориям, изложенным в многочисленных статьях, или посещать все подряд тренинги и курсы. Важно найти ту методику управления временными резервами, которая подходит именно вам, и адаптировать ее к своей ситуации.

Цели и задачи тайм-менеджмента

Главная цель в этом вопросе – научиться успевать все, что необходимо, за ограниченный временной промежуток для достижения поставленной цели. Эффективная система тайм-менеджмента помогает:

  • составить график действий по уровню их приоритетности;
  • распределить цели по степени важности;
  • разделить ответственность в коллективе и определить обязанности каждого члена рабочей группы;
  • выстроить поэтапный план выполнения каждой задачи;
  • повысить производительность и результативность организации труда;
  • найти скрытые временные резервы и исключить их нерациональное использование.

Каждое из этих направлений тайм-менеджмента – отдельная задача, которую можно разбить на подзадачи в зависимости от потребностей конкретного человека.

На первый взгляд может показаться, что управление временем необходимо для того, чтобы научиться работать больше. Возможно, для кого-то это и так. Но на самом деле повышение личной эффективности призвано решить главную задачу – освободить свой график от всего лишнего, чтобы найти в жизни время для самой жизни.

Основные принципы тайм-менеджмента

Принципы тайм-менеджмента

Управление временем – это не просто список советов, это целая наука, которая основывается на определенных законах и правилах. И если вы посмотрите на любую систему тайм-менеджмента, то увидите, что при всех отличиях они строятся в соответствии с конкретными принципами.

Планирование

Это основное понятие тайм-менеджмента. То, с чего все начинается. Для составления плана можно использовать любой удобный для вас вариант:

  • делать записи от руки в обычном органайзере;
  • наклеивать стикеры с ежедневными задачами на специальную доску;
  • распределять дела с помощью различных программ для компьютера или смартфона.

Ошибка на этапе составления плана! Вы стараетесь удержать все в голове. Вам кажется, что составление списка – это неоправданно долго и не очень важно. Но на деле оказывается, что отсутствие четко прописанного плана приводит к путанице в делах и простою в работе. Ваша задача на этом этапе – упорядочить все намеченные дела и переместить их из головы на любой другой носитель.

Определение сложности выполнения задач

Весь перечень имеющихся задач можно классифицировать по степени сложности их реализации:

  • по количеству времени, которое требуется;
  • по уровню трудозатратности;
  • по технической сложности исполнения.

Эксперты рекомендуют планировать самые сложные задачи на первую половину дня. Сутра у человека и сил больше, и впереди еще много свободных часов. Это снижает напряжение и нервозность, которые являются главными врагами высокой производительности в работе.

Ошибка на этапе ранжирования задач по важности! В первых пунктах своего плана вы указываете самые простые задачи. Вам кажется, что их вы сделаете быстро, почти на автомате, а потому освободите больше временных ресурсов для трудоемких процессов. На деле же оказывается, что на самый сложный этап у вас уже не остается ни достаточного количества часов, ни сил.

Разделение сложных процессов на простые

Если в вашем плане есть одна большая задача, эффективнее будет разделить ее на несколько подзадач. Этот способ получил название «есть слона по кусочкам»:

  • разбейте сложный процесс на небольшие задачи;
  • определите последовательность их выполнения;
  • после завершения каждой подзадачи сверяйтесь с общим планом.

Ошибка на этапе работы со сложными процессами! Иногда так хочется решить все и сразу. Но практика показывает, что энтузиазма хватает только на то, чтобы начать, а после оценки масштабов предстоящей работы силы покидают, и задача начинает казаться непосильной.

Поиск скрытых резервов времени

Есть такая техника – перед сном прокручивать все события дня, словно кинопленку. Этот подход можно использовать для того, чтобы оценить, насколько эффективно вы действовали в конкретные временные промежутки. Может статься, что из 40 минут разговора с партнером по бизнесу 25 вы потратили на обсуждение посторонних дел, а в результате не успели закончить все намеченные рабочие задачи.

Основными «пожирателями» времени, или хронофагами (они же – скрытые резервы) являются:

  • разговоры с коллегами, в том числе по телефону;
  • личная переписка в мессенджерах;
  • скроллинг ленты в социальных сетях;
  • компьютерные игры;
  • просмотр телевизора или видео в интернете;
  • личные встречи вместо решения дел по телефону или через e-mail.

Ошибка на этапе выявления хронофагов! Вы относите к «пожирателям» минуты и часы, затраченные на отдых в течение дня. Кажется, что, если отказаться от обеда или 15-минутного перерыва в рабочем графике, то вы успеете больше. На самом деле отсутствие отдыха приводит к перегрузке нервной системы, и в результате вы обнаруживаете себя перед экраном монитора за просмотром бессмысленных видеороликов.

Управление мотивацией

Не бывает ленивых людей – бывают те, у кого просто отсутствует мотивация для выполнения задачи. Мотивы, которые двигают человеком, можно разделить на две условные группы:

  • Внутренние мотивы. Это наши желания и потребности, которые позволяют ставить цели и достигать их. Сюда можно отнести эмоциональную мотивацию, то есть ощущение психологического удовлетворения от полученного результата.
  • Внешние стимулы. В первую очередь это финансовая выгода. Она является серьезным рычагом для того, чтобы начать действовать, и существенно повышает эффективностьработы. Но и о моральных поощрениях тоже не стоит забывать. Ведь все мы нуждаемся в похвале и признании, потому их использование всегда приветствуется.

Ошибка при поиске мотивации! Пытаться действовать только на силе воли, исключая внутренние мотивы и внешние стимулы к достижению цели. Этот метод показывает низкую эффективность и в результате приводит к психологическому выгоранию и хронической физической усталости, а там недалеко и до настоящей клинической депрессии.

Виды тайм-менеджмента

Вариантов существует столько, что перечислить все просто невозможно. Но есть методики, эффективность которых уже доказана на практике, а потому они пользуются заслуженной популярностью во всем мире.

1. Принцип Парето

Его еще в конце 19 столетия сформулировал экономист из Италии Вильфредо Парето. Основная идея звучит так: 80% результатов обеспечивают 20% затраченных усилий. И эту формулу можно применить ко всем сферам жизни. С точки зрения тайм-менеджмента принцип Парето означает, что:

  • 80% всех запланированных дел занимают 20% вашего времени;
  • и наоборот – 20% дел окажутся настолько сложными, что на них понадобится 80% рабочего дня.

Вам кажется, что все по-другому? Это повод отыскать и ликвидировать хронофаги.

2. Интеллект-карты

Интеллект-карта

Mindmaps (в популярных статьях их еще часто называют картами ума, ментальными картами) были придуманы писателем и экспертом в сфере психологии обучения и мышления Тони Бьюзеном. Они позволяют структурировать всю имеющуюся информацию для ее последующего анализа и составления плана действий. Благодаря этому инструменту визуализации можно:

  • разумно планировать рабочий день;
  • принимать ответственные решения;
  • устраивать мозговые штурмы;
  • создавать наглядные презентации для деловых встреч;
  • разбивать сложные процессы на этапы и т.д.

3. Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра

Авторство методики приписывается президенту США генералу Дуайту Эйзенхауэру. Суть концепции заключается в том, чтобы суметь разделить все дела по степени важности и срочности их исполнения на 4 категории:

  • срочное важное;
  • несрочное важное;
  • срочное неважное;
  • несрочное неважное.

В первую очередь нужно выполнить срочные и важные дела, а несрочные и неважные необходимо вообще вычеркнуть из списка. Все, что является срочным, но неважным, лучше делегировать кому-то из своего окружения или сторонним специалистам. И тогда у вас появится временной ресурс на все то несрочное, но очень важное в вашей жизни, что вы так долго откладывали.

4. Метод АБВГД

Отличный вариант для эффективного планирования работы в течение дня. Несмотря на свою простоту, отличается высокой результативностью, но только при условии правильного и регулярного применения. По-другому эта методика называется «Думайте на бумаге» и заключается в том, чтобы завести правило каждое утро выписывать на лист бумаги все дела на день.

После этого возле каждого пункта нужно поставить одну из букв:

  • А – самое важное, что просто нельзя не сделать, иначе последствия могут быть очень серьезными и даже катастрофическими;
  • Б – приоритетное, но то, что при необходимости можно отложить, последствия будут, но не настолько серьезные, как в предыдущем случае;
  • В – хорошо бы сделать, но если отложить, то вообще ничего не случится;
  • Г – все дела, которые можно перепоручить кому-то другому;
  • Д – более неактуальные задачи, а потому их безболезненно можно исключить из списка.

Внутри каждого пункта дела можно также ранжировать по степени важности и значимости для вас, обозначая буквами А-1, А-2 и т.д. Главное правило – начинать всегда с задачи А-1, полностью концентрироваться на ней и переходить к А-2 только после ее окончательного завершения.

5. Пирамида Франклина

Вариант пирамиды Франклина

Этот метод, предложенный американским политиком Бенджамином Франклином еще в 18 веке, применим к составлению долгосрочных планов. Пирамида включает в себя несколько ярусов, которые четко согласовываются между собой:

  • ежедневное планирование;
  • краткосрочный план (максимум на несколько месяцев);
  • долгосрочный план (на годы);
  • генеральная стратегия;
  • глобальная цель;
  • жизненные ценности.

Планируя свои дела, двигайтесь от основания пирамиды к ее верхушке. В таком случае каждое действие в сегодняшнем дне будет соответствовать вашим жизненным ценностям и вести к реализации глобальных целей.

6. Сначала съешьте лягушку

Этот метод заключается в том, чтобы начинать свой день с самого сложного, трудозатратного или неприятного дела. Завершив его, вы, во-первых, ощутите удовлетворение и чувство свободы, что стимулирует вас на дальнейшую работу. Ведь каждый знает, что постоянное откладывание какого-то дела просто высасывает из нас энергию. Во-вторых, тот факт, что после «лягушки» вам предстоит заняться еще и другими делами, будет подстегивать вас разделаться с ней как можно быстрее.

Основные методики планирования

1. Создайте рабочий график, основываясь на своих биоритмах. Существует концепция, согласно которой всех людей на Земле можно разделить на «сов» и «жаворонков» по уровню их активности в течение дня:

  • «жаворонки» наиболее продуктивны ранним утром и примерно до полудня;
  • «совы» в прямом и переносном смысле просыпаются поздно, но зато эффективно работают до глубокой ночи.

Если распланировать свой день, учитывая особенности биоритмов, можно значительно повысить личнуюэффективность и достичь высоких результатов.

2. Просто сделайте первый шаг. Те, кто пробежал марафон, знают, что самая сложная часть дистанции – это первые 2 метра до выхода из собственного дома. Именно на этом принципе основывается методика первого шага. Если вам предстоит выполнить трудное дело – просто начните его делать. Начинать сложно всем, но с каждым шагом вам будет становиться все легче и легче, и, возможно, вы даже не заметите, как достигните заветной цели.

3. Поставьте себе ограничение. Этот метод – один из самых эффективных в случае, когда надо принять решение. Именно его используют маркетологи, когда хотят склонить потребителя к необходимым действиям: «Ваши бонусы сгорят через 24 часа!», «Скидка 50% только сегодня!», «Количество подарков ограничено!». Воспользуйтесь и вы этой методикой. Просто скажите себе, что у вас есть 15 минут на то, чтобы принять решение или выполнить какое-либо действие. Увидите, вы станете намного более эффективным и будете быстрее достигать результата.

4. Заведите органайзер. Есть те, кто любит оставлять пометки на отдельных листочках, а потом долго-долго искать нужную информацию в ворохе стикеров и обрывков бумаги. Чтобы сэкономить несколько часов и не упустить ничего по-настоящему важного, возьмите за привычку делать записи только в специальном блокноте. Также этот метод позволяет быстро провести комплексную оценку той или иной задачи, поскольку все данные по ней собраны у вас в одном месте.

5. Рисуйте схемы и графики. Это очень наглядный способ составления плана и последующего анализа информации. Вы сразу видите всю задачу в целом, а не по отдельным пунктам, понимаете взаимосвязи и можете легко объяснить другим, что от них требуется.

Планируйте свое время вместе с Amway

Одним из преимуществ ведения бизнеса с Amway является возможность самостоятельно распределять выполнение задач в течение дня, недели, месяца. Многих людей тяготит необходимость подстраиваться под офисный график, и хочется чувствовать себя свободнее. Есть те, кто занимается бизнесом с Amway в нерабочее время, и им очень важно эффективно совмещать дополнительную деятельность с основной.

Прежде чем начать бизнес с Amway, вы можете пройти обучение в Академии, после чего сможете максимально продуктивно планировать свой день и всегда достигать поставленных целей.

Если вы уже ведете бизнес, просто попробуйте предложенные выше методы тайм-менеджмента и выберите тот, который подходит вам больше всего, или – а почему бы и нет? – создайте свой идеальный способ управления временем!


Узнайте также: